總務大小事

此為 27 屆組織後編修的文件，請優先參考新文件。

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前言

早安 在看這篇的你或許是總務、會長、會代、或一個認真的幹部
這裡是竹苗 26 總務歷經一年的心得（？
包含從記帳、預結算、財產管理的許多資訊和觀念
甚至有不少未能在我的總務任內實現
內容繁雜加上我表達能力平平
建議分段食用

總務

主管所有行政庶務的單位或人

在竹苗會，簡稱 管錢的
而總務實務上的任務繁雜
可以說是財務的會長
主要可以分為 管理 與 記錄

財務 是有關 財產 經營管理、現金 出納計算保管
對社團來說，財物 分為 經費 與 社產
經費 有 存款 跟 週轉金 等
滿滿的名詞看到眼花了嗎

社產

社團金錢以外的資產統稱社產
以 26 竹苗的狀況
多數是歷屆遺留下來的器材
（對就是堆在可怕會辦的那些）
本章節講述社產的一些觀念
詳細執行應遵照社產管理辦法及當屆社團共識

管理

在學校、政府、公司中最基本的管理就是財產標籤及造冊

• 保管人、部門、單位
  社團因為人員流動性極高不太適用
  但部分財務可能不是總務直接管理 可以寫上保管股別

  例如：部分文件由文書管理、部分器材由美宣管理

• 編號
  對照財產記錄用
  可以按照物品性質等增加前綴
• 購置日期、年限
  以便於計算折舊
  估算使用狀況
• 廠牌規格型號
  若商品因保存不善或過於久遠
  可以此查詢使用方法等資訊

而不貼標籤的財產通常是下列至少一情形（當然也可能有我沒想到的）

• 流動性高
  （賸餘的歐趴糖、週系列的商品、新生包信封...）
• 重複性高
  （多訂的會服、紙張、護背膜...）
• 物品太小或不適合黏貼
  （各式球類...）

對於此類物品可以用造冊管理的方式

造冊

不論是否貼財產標籤
所有消耗品、非消耗品都應該編號、記錄
對於財產的描述基本上是能寫就寫
大小、廠牌、照片、位置、使用年限、使用方式...
在電子化的時代就不要排斥多記錄一些吧

租借

在 27 的結尾我留下了一份 會產管理辦法
我不認為它是一份完成品
如果往後有新的規定或共識，請依照當界規定
但若你不知所措，或許可以參考一下

隨著社團規模變大、財產增加
社團的非消耗品被借用/租用是很常見的
權責劃分應該由當屆幹部按照共識及規定辦理
總務必須做的是記錄
包含但不限於

• 親自記錄或要求經手人/借用人提供財產借用前後照片、狀態
• 詳細記錄借用人資料（姓名、系級、所屬團體等）
  並至少保存至當屆結束
• 詳細記錄借用時間
• 於借用人歸還後檢查財產狀況

儲金帳戶

師大社團有一本帳戶為社團全名+會長姓名郵局儲金帳戶
以竹苗 26 為例：國立臺灣師範大學竹苗地區同鄉校友會胡佳君
委發款項都會進入這個戶頭

如果補摺時遇到不明的委發款項
請洽課外組輔導老師

印鑑

與社團財務相關的印章習慣使用社團大木章
如：郵局印鑑、帳簿資料...
而如上所述
郵局領錢還會需要社長當時留存的私章
請務必妥善保管那兩顆可以拿來領錢的章

印章極小的差距都會被郵局檢查出來
有遺失請立刻去更換印鑑

領錢

請注意該帳戶是 非通儲戶
即領款必須回立帳郵局（師大郵局）辦理
帶上郵局存簿、兩個印章、填妥臨櫃提款單

存錢

存款不一定要回立帳郵局
並且也可以無摺存款、收轉帳款等

網路銀行

非同儲戶照理講還是可以辦理金融卡與網銀
但社團帳戶受學校管轄
雖然課外組網站上有社團網銀的申請證明書
理論上可以拿著它去師大郵局辦理
如果有需要的話詳情可能要問一下輔導老師

補摺

多數郵局都有補摺機
如果帶著剛好經過可以刷一下
特別是總帳審查前應該確認一下有沒有款項沒記錄到

預算

請先閱讀 幹訓 - 財務 > 預算

預算會雖然在活動籌備中算小型會議（甚至可能只是一個議程）
但為了各位幹部的身心健康
強烈建議重視預算案

預算案審核

提出預算案時幹部可能需要遞交文件便於會代審核
如預算表、活動計劃、會議記錄、財務狀況等

在 26 屆以前的預算會
要求總務、會長、會代都需要到場
與幹部協商出一份預算表
後來按照章程
預結算審核回歸會代大會
至少期初和期末各一次

預算表與預算會

預算表是整個預算案最重要的文件
很直接的列出各股經濟上的需求

調整後變成幹部會議的預算會
任務就是編列預算案
而其中會議前的預算表就如同一條條提案
在會議中讓各幹部對 提案 討論甚至表決

預算會還有一大目的是綜覽各股的預算
檢視整體金流狀況、收支平衡等

預備金

預備金是獨立於所有支出以外的預算
其目的當然就是為可能的突發支出或減少的收入提供空間
請注意 預備金也需要有適當的經費來源

具我所知
有預備金制度的師大社團金額大概會是其他支出的 5-10 %
但我認為直接使用固定比例作為預備金有時不太適合
預備金的編列與活動的風險評估息息相關
也會一定程度影響預計收入的估算
它值得有更多的討論
甚至針對各式支出編列不同比例和金額

在預算會或預算表的討論中
你們可能會對收支提出更好的想法
然而請務必評估每個做法所帶來的風險
是否會讓活動效率降低？會不會買不到那麼便宜的商品？...
例如找到相同但更便宜的商品但存貨可能不足
以價格較高的估算或適度增加預備金
可以降低不確定性帶來的影響

經費來源

查閱過往的預算表會發現經費來源不常被記錄
但它卻是審查的一大重點
對經費來源負責 是我提倡的概念
簡單的例子：
會費的使用就應該用在會員身上
來源是補助就該確實完成補助單位的需求

op=>operation: 合理經費來源
op2=>operation: 支出
op3=>operation: 符合成本的效益

op(right)->op2(right)->op3

結算

請先閱讀 幹訓 - 財務 > 結算與檢討

結算的檢討意義非常重要
活動或許有自己的檢討會
而結算從收支的角度幫助各位幹部檢討

如果說預算案中最重要的是用途
那結算案最重要的就是差異跟檢討

差異分析表通常只列出金額有差異的項目
但有時會有金額雖相同但物品不如預期等狀況
建議寫在結算檢討相關的會議記錄
或列在總檢討

黏貼憑證

請先閱讀 幹訓 - 財務 > 報帳

總務是黏憑的統整者
一份好的黏憑能夠協助總務記帳、結算
黏憑的目的一是連結結算表和帳本
從帳本或黏憑其中一個都要能對應到另外兩者
另一目的是經手人聲明自己是該筆支出的唯一墊款人

憑證編號

由 字 及 號 組成
是可以代表該份文件的唯一編號
同屆的相同文件不應重複編號
字通常跟該活動有關
號基本上是流水號
憑證編號必須出現在總帳上

修改

正式文件做塗改都需要直接在修改處加蓋修改人私章
按照課外組要求
黏憑的修改不能超過三個

被我更改的東西

早期的黏憑用紙有不少被我更改的東西
如果有需求可以在 26 竹苗 或 我的雲端 找找

• 刪除十萬以上的格子
• 刪除角跟分的格子
• 憑證清單減少到 5 列
• 刪除憑證黏貼線
• 刪除日期（標準黏憑沒有，不知道怎麼冒出來的）
• 刪除左下說明
• 調整用途說明內容
• 增加右下領款簽名欄

簽名

在社團有許多需要簽名的地方
領墊款、開會簽到等
正式文件習慣以正楷全名為主
但自己習慣的小名、簡寫、英文等有時也是有效力的

有些時候受他人委託代理 請不要簽對方的名字
簽自己的名字再書明 代、代理、代領 才比較正確

記帳

總務最重要的任務就是寫下社團財產的歷史
而記帳就是最直接記錄財物出入的方式
在竹苗不論複式帳或現金帳都應該按照發生日期排序
請確保總帳與分類帳能互相對應

複式簿記

因為竹苗會收支性質關係
部分簿記方式被我改良過
此處的複式簿記並非完全與會計的複式帳相同
但日常生活或社團記帳應該很夠用了

複式，簡單來說就同時記錄 進 跟 出
在會計上就是 借方 跟 貸方

例如某活動花 200 元買入零食
200 元現金出，價值 200 元的零食入
因此在科目 總務現金 的 貸方記下 200
科目 社團資產 的借方 記下 200

現金日記簿

顧名思義，以現金的紀錄為主要目的
可以使用現金相關的科目將複式帳快速轉換成現金日記簿
便於查帳、快速查閱某時間點的現金餘額

...	摘要	收入	支出	結存（餘額）

分類帳

為了避免總帳中月份常務、各活動夾雜不易查帳
我們習慣按各結算表記分類帳

該活動/月份預算作為分類帳的第一筆帳
表示資金流入
而結餘作為最後一筆
表示結算流出

每本帳簿關帳時要將所有科目餘額流出（歸零）

有分類帳不代表總帳可以省略或簡寫
總帳與分類帳對同筆支出的紀錄應該完全相同

財務審查

課外組對社團會進行每學期一次財務審查
審查通過才會核准 社團活動經費基本補助
內容大致是 黏貼憑證、總帳、郵局存簿
時間則大概在期中（下學期若參加黃金雨季總評可不用）
實際執行方式以當年課外組公布為主

• 黏憑是否合格
  憑證編號、修改蓋章不超過三個、多憑證是否填憑證清單...
• 黏憑、總帳是否能對應
  總帳

總帳可以只交現金簿或複式帳跟現金簿都給老師
根據經驗應該是可以交電子帳（但個人習慣還是印出來）
審查的盡量都要給會代審核蓋章

公開徵信

讓社員了解社團經費流向以及財務狀況

• 經整理的財務表
• 社員簽名
• 意見回饋/Q&A

公開徵信方式

公開徵信的方式基本沒有限制
社團可以用當屆較多社員會接觸的方式公開
只須注意 高公信力 及 高觸及率 方式或管道即可

公開徵信頻率

原則上至少半年一次
但如果情況許可我建議半學期
甚至社團有重大活動時就可以整理一下

檢討

每次公開徵信結束
應該針對收集到的意見檢討並公開回復
對該次徵信的收支做 質性分析及量化分析
並提出具體改善建議

交接

總務相比其他幹部在物品上多了很多需要交接的

概念上
以上整份傳承文件
原先就在大學生知識範圍的可能不多
前屆總務沒辦法那麼早退休

財物方面
社團多是財產還是由總務直接或代為管理
社產的清點、帳本的交接、存簿的更換...
並社長應填妥 社團財務交接證明書

社產清點

在社產原先就有妥善記錄應該不會太難
兩屆幹部對著社產清單點一次
P.S. 綜大 6E 冷氣可以開

帳本

前屆將所有資產作為餘額歸零關帳
下屆就將上屆結餘作為帳本第一筆帳開帳

存簿印鑑

社團的郵局帳本交接需填妥 郵局儲金帳戶印鑑更換申請書
可以在課外組網站的文件下載找到它
請務必確認此處的 新任社長私章
之後領錢只能用這顆，請注意

LINE Pay

我在 2023 竹苗週申請了 LINE Pay 的商家帳號
因為沒有獨立統編申請方式是私人商家
需要隨每屆更改負責人及帳戶
可能要自己想辦法處理

現金

按照規定社團的資金應該存在戶頭裡
預算通過後可提領
結算後將餘額存回
所以照理是不會有現金長時間存在甚至交接
但因為發墊款、週系列都需要大量零錢
所以在確實記帳、交接嚴謹的前提下
總務留著一些週轉金是被允許的

一些我的習慣

動名詞用法

• 預算案/結算案
  指 幹部向會代提出預算/結算申請 的提案
• 報帳
  向總務申報某筆支出
  以便編入結算及簿記
• 銷帳
  向總務核銷某筆支出
  以取得代墊款項

預結算會

預結算表最好提早就讓各股填初稿
會議前，總務或主席就應該要對初稿有一定認知
並稍微知道哪幾筆可能是必較需要討論甚至需要向顧問諮詢的
才能更好統整大家的意見

塗改

除了正式文件的塗改需要加蓋印鑑
跟財物相關的文件如果不是當下寫錯修正
而是之後因其他原因更改
我通常會以能看出原先錯誤的方式修改（加註在旁邊之類的）
保留 過程 有時可以對檢討或傳承有些幫助

店家帳本

一些店家（尤其是影印店）會提供帳本的服務
以神威影印為例
社團可至櫃檯開帳本，留下 名稱、負責人電話 就可以了
然後會拿到一個編號（26 竹苗是 D-3 但沒用過幾次）
之後影印可以記載帳上
一個月結一次減少黏憑用量

但因為收據沒有明細
影印者需要確實向總務報備影印內容詳情
否則會進入作帳地獄

自我審視

2023 黃金雨季 總評五 - 社團財務運用狀況
2023 黃金雨季 單項獎 - 最佳財務運作

對多數社團來說金雨的財務獎是高標準的
主要可能是財務的概念大多依靠傳承，大學生比較難理解
以及因為任期關係前期幹部對財務的觀念也比較沒有
比較好的做法是有完整的財務管理辦法
可以不過多依賴傳承的同時
總務的工作應該也可以公式化並得到一定的減少
就能有更多時間在資料整理方面壓榨你們了

其他資源

聯 26 總務課程簡報
2023 黃金雨季 社團財務應用簡報
師大憑證核銷注意事項
竹苗大帝國 By 神奇

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給竹苗 27 總務
聽說你們傳承要寫會議記錄
雖然有這份文件為基礎
但就如同我開頭說的
我的表達可能不盡理想
所以你們在紀錄的時候請不要複製貼上
即使想跟我寫一樣也請重打一次

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