會員代表準則
這是 113 年章程全文修正後，我卸任 27 會代前，一份寫給新科會員代表的參考書，希望能讓你更了解自己的權利與義務。
本文件中我會儘量口語表達，讓大家更容易理解，你可以當作會代的傳承文件之一。
這份文件並沒有任何效力，或許你們能訂定正式的會員代表職權行使辦法或組織辦法，將你們認為重要的內容列入。
如同我過去的傳承文件，我不建議用手機閱讀，請使用電腦或較大的平板閱讀，以保護你的眼睛，並獲得最佳閱讀體驗。
關於章程
- 章程是社團的最高法規，所有社團事務都應遵循章程規定。
對於章程的理解，不應僅限於文字，更應該理解背後的精神，這樣才能更好地運用章程。
- 所有會員代表應該熟讀章程，並且遵守章程規定。
- 章程應該保持法安定性，不應輕易修改，修改章程應該遵循章程規定。
如同國家憲法，章程具有最高性、安定性及適應性等。
為了維持這些特性，有些事情章程無法規定，這時候就需要會議決議或訂定會內法規。 - 有關當屆會代會的事項，以當屆會代會共識為準，可以訂定比章程更嚴格的規定，並以會議決議或訂定會內法規將該規定法治化。
- 按照章程，監察會務運作是否符合章程及會代會決議是顧問的職責，但即使你不是顧問，身為會員代表，若發現有違章程之事，也請勇於提出。
會務運作，不論幹部團隊、顧問團或會代會，都應該遵循章程及會議決議。
你們可以隨時以會員的身份提出疑問或建議，但涉及相對強力的糾正應由顧問團審議，具強制力的決議（如：人員懲處、凍結預算等）則應由會代會決議。
關於會議
- 出席人數及決議人數請見章程，當屆會代會可以藉由會議決議訂定更嚴格的規定，只適用於那一屆並且不得低於章程要求。
例如：當屆會代會決議出席人數不得低於 2/3（章程規定為 1/2 出席），則當屆會議出席人數不得低於 2/3。
- 未達規定出席人數時，主席可以宣布下列之一：
- 延後開會。
- 會議繼續進行，但無法做出決議。
- 改開談話會。
- 談話會，依出席人數 2/3 以上同意（有其他更嚴格者規定從嚴），作成決議，但該項決議應於會後儘速通知未出席人，並於下次正式會議提出追認。
- 延後兩次或投票不繼續進行會議，主席可以宣布流會，需重新召開。
- 開會通知單應於會議前發出，包含以下資訊：
- 開會事由（會議名稱）。
- 開會日期、時間。
- 開會地點。
- 主持人（主席）。
- 聯絡人及聯絡方式。
或許你們需要一個人負責開會請假事宜。
- 議程。
- 其他附件。
例如：預結算案、法律案、報告書等。
- 其他重要事項。
- 開會前應該編定會議程序（議程），基本架構如下：
- 報告出席人數。
- 主席宣布開會。
- 宣讀並確認本次會議議程。
- 宣讀並確認上次會議紀錄。
- 報告上次決議案執行情形。
- 主席報告。
- 各股及各活動報告。
- 其他報告。
- 討論事項。
- 臨時動議。
- 選舉。
- 散會。
- 議程安排人可以視情況調整議程，包含但不限於：
- 第一次會議無上次會議紀錄。
- 主席或股別無報告事項。
- 討論前需先進行選舉。
例如：
選舉主席後再進行其他事項、無報告事項則跳過
- 討論事向中如有上次會議遺留事項仍應一一列舉於議程。
- 與會人員應確實簽到，以利統計出席人數，簽到表與會議紀錄應一併存檔。
- 議事記錄（會議紀錄、議事錄）應包含以下資訊：
- 會議名稱。
- 會議日期、時間。
- 會議地點。
- 出席人姓名及人數。
- 缺席人姓名。
- 列席人姓名。
- 主席姓名。
- 紀錄姓名。
- 報告事項。
- 討論事向、表決方法及結果。
- 選舉事項、選舉方法、票數及結果。
- 其他重要事項。
- 散會時間。
- 議事記錄應由主席及記錄人簽名，並於會後 7 天內發給所有會代。
- 我鼓勵你們公開議事記錄，讓所有會員都能了解會議內容，對於涉及個人隱私或敏感資訊，可以進行適當處理。
關於預算
審議預算案是會代會的一大重要工作，然而新科會代很難有相關經驗，因此本節將提供一些基本概念及建議，可能會稍微冗長，但希望能幫助你們更好地審議預算案。
行政機關檢送的 預算案 經會議決議通過後稱為 法定預算，法定預算為行政機關執行預算的依據。
受限於社團交代，上學期年度預算將由上屆會代會審議，你們也會負責審議下一屆的上學期年度預算。
原則上，年度預算應該由當屆會代會審議，但因為交接時間的關係，上學期年度預算由上屆會代會審議，下學期年度預算由當屆會代會審議。
並且，因為第一份預算案總是最難的，我期待下屆的準幹部團隊能在七月初甚至六月底前提供第一份預算案，以便有更多時間審議與修改。立法機關，也就是會代會，不增加預算，只能減少或保持。
這是為了避免預算過度增加，造成社團財務問題。
（中華民國的相關規定於憲法第 70 條及大法官釋字第 264、391 號解釋文。）
基於我個人經驗，前期或大活動的預算案常有缺漏，你們可以提出增加預算，但應該要有合理的理由，經過表決，建議行政機關做相關修正。
這裡的建議是指，會代會不應強制行政機關做出相應修正，但行政機關應該要有合理的理由，並且應該要尊重會代會的意見。
理性討論，以和為貴。預算案分為年度、常務及活動，至於年度預算要如何包含活動收支、常務與活動預算的界線，我會提及一些想法及概念，但請以當屆會代與幹部共識為準。
對於大型活動，如返服、週系列等，理應有獨立預算案，但對於小型活動，如例會、大家聚等，歷年來有些是包含在常務預算中，有些是獨立預算案。
優點 缺點 獨立預算案 明確活動收支、不受月份關帳限制 審議量及總務的工作量可能增加 包含在常務 簡化審議、減少帳本數量 難以統計活動收支、跨月份活動難以處理 你們可以根據當屆會代與幹部共識，選擇適合的方式，但我不建議在中途改變方式，以免造成混亂。
而對於需要獨立預算案的活動，常有大量收支及長時間籌備，對於年度預算內要如何編列也是一大問題，在編列年度預算時很難預測到活動收支的細節。
身為會代，你們要做到嚴謹、公平、合理但又不過度細節化。對於曾跑過這些活動的幹部，或許你們可以透過經驗來評估，沒跑過的話，你可以多加參考前幾年的結算案。預算案、法律案按照立法院程序，應該經過三讀程序，但竹苗會並沒有在章程中規定，你們可以參考立法院程序，也可以自行訂定程序。
三讀程序是為了確保法案的品質，但對於預算案，你們可以自行訂定程序，但應該要有審議、討論、修改、表決等程序，以確保預算案的品質。
關於三次讀會可以參考各政府立法機關的程序，這裡提供一個簡單的程序：程序 說明 一讀 主席宣讀預算案標題，預算案負責人簡報預算案內容，會代討論預算案大方向，不進行修改，若預算案內容不多，可表決是否逕行二讀。 審查 會代會內對該項預算案較為熟悉的會代進行審查，提出書面審查建議或於會議中報告審查結果。 二讀 主席逐條宣讀預算案，會代進行討論、修正，並進行表決，若無修正則逕行三讀，若有修正則要求幹部團隊進行修改，修改後再進行表決。 三讀 主席宣讀預算案，會代進行表決，通過即為預算案。 如果你當過幹部，或比較深入跑過活動，你可能聽過「預算會」，在 26 屆的財務調整後，我們認知預算會是幹部團隊的內部會議，會代不對其干涉，但為了諸多好處，通常會邀請會代列席，但若因爲過於臨時等原因無法邀請會代，還請尊重幹部團隊的決定。
這裡提供一些「好處」，也作為你列席時的參考
- 會代可以更了解預算案的內容，對於審議有幫助。
- 會代可以提出意見，幫助幹部團隊更好地編列預算案、提早發現問題。
- 會代可以更了解幹部團隊的工作、活動的內容，對於活動的審議有幫助。
- 會代可以更了解社團的財務狀況，對於社團的長期運作有幫助。
老人可以去看可愛的小孩
預算會並非強制召開的會議，並且我認為它多數時可以只作為其他會議的一項議程，因此你們不應該要求幹部團隊召開預算會，但可以提出建議。
對於小型活動或常務，預算會可能不會召開，但對於大型活動，預算會可能不只一次，這取決於幹部團隊的工作安排。上述提及不少預算相關的「制度」，對於預算審議你們或許更想知道，「哪些預算可以/不可以」。這裡我期望傳達給你們相關的概念，但請還是以當屆的實際狀況為準。
- 對經費來源「負責」
聽起來可能有點抽象，舉幾個例子希望能讓你們更好地理解：- 某筆社產的經費是歷屆的盈餘，我們也期許這筆經費能夠繼續為社團服務，而非用於消耗品。
- 主要受眾並非正式會員的經費，不該過多使用會費作為經費來源。
- 某活動的經費來源是廠商贊助，那竹苗會應該確實辦理活動結案，或許需要提供廠商結案報告，又或許該活動能提供廠商能提供廠商希望的曝光。
- 支出符合效益
效益可以是社團的目標、會員的需求、活動的目的等 - 可承受的風險
對於風險的評估有許多面向，例如：不可控收入的比例、前中後期的支出分配、活動有淨收入前的支出佔社團可支配資金的比例等。
- 對經費來源「負責」
補列預算案，是指當預算案已經通過，但後來發現有遺漏或錯誤，需要補列的預算案，補列預算案應該要經過會議決議通過，並且應該要有合理的理由。
我們通常對預備金內的補列預算案審查較為寬鬆，但也因為這樣，應該在預備金編列時就要謹慎考慮其經費來源，避免過度使用預備金。
在社團中，補列預算經常發生，建議你們在審議預算案時，就要考慮到可能的補列預算案，並且在預算案中留有一定的彈性，並與幹部團隊討論合適的補列預算案審議程序。
社團的補列預算，特別是新增支出，多是臨時發生，甚至你們事後才發現，這時候你們應該要有合理的理由，並且應該要有會議決議，以確保補列預算案的合理性。
關於活動
活動計畫的審查因為更需要對活動的了解及經驗，在修章之初就安排在顧問團的職權內。
而家族會代的優勢在於對當屆活動的了解與實際參與，活動的審議有些時候也需要會代會的討論、意見、協助及決議，當你們認為有需要時，請勇於提出，與其他會代討論。
鼓勵所有會員代表多參與活動，多了解活動的內容，這樣才能更好地審議活動計畫，並且提出合理的建議。
關於主席
組織章程 第二十七條
會員代表大會（以下簡稱會代會）置主席一人於第一次會代會推選。主席因故無法召集或出席會代會時，應指定會員代表一人代行主席職務。
不論你是不是主席，你都應該了解主席的職責，這樣才能更好地協助大會運作及監督會務。
- 主席是會議的主持人，應該要熟悉會議程序，並且確保會議順利進行。
- 主席應在會議紀錄上簽名，確保會議紀錄的準確性，並使其具正式效力。
關於選委會
會長選舉罷免辦法 第二條至第四條
- 會長選舉及罷免由本會選舉委員會辦理。
- 選舉委員會置委員七人，其中一人為委員長，對外代表選舉委員會。
委員長由委員互選產生。- 委員其中三人由會長提名經會員代表大會同意後任命；另四人由會員代表互選兼任。
- 會長及會員代表應於開學後一個月內推選委員。
我在起草會長選舉罷免辦法時，有幾點考量：
確保選舉公正、避免選舉操縱、避免會代會或幹部團隊過度干預選舉、不過多增加會代或幹部的工作量等。
因此，選委會的設置是為了確保選舉的公正，並且避免權力過度集中。
在下學期開始前，選委會幾乎沒有工作，但在選舉前，選委會面對的「數字」會急速增加，你們應該要提前準備，並且確保選舉的公正。
會長選舉罷免辦法 第二十條至第二十一條
- 選舉委員會應依下列規定期間，發布各種公告：
一、 選舉公告，應載明投票起訖時間，並應於下學期第二週前發布。但重行選舉、重行投票或補選之公告日期，不在此限。
二、 候選人登記，應於投票開始日二十日前公告，其登記期間不得少於十日。
三、 候選人名單：應於投票開始日十日前公告。
四、 選舉人名冊，應於投票開始日七日前公告，其公告期間，不得少於三日。
五、 選舉人人數，應於投票日三日前公告。
六、 選舉結果，應於投票日後七日內公告。
前項第二款候選人登記期間截止後，如無人登記，應公告辦理第二次候選人登記，其登記時間不得少於三日。- 會長選舉，應於下學期第十二週前完成選舉投票。但重行選舉、重行投票或補選之投票完成日期，不在此限。
選舉罷免辦法與章程不同，各類規定相當詳細，只要你們按照辦法的規定辦理，詳讀辦法，應該不會有太大問題。
結語
祝你們在新的一年中，能夠更好地為社團服務，也希望你們能夠在這個過程中學到更多東西。
對於這份文件有任何問題或建議，歡迎提出，如果有對竹苗會更好的做法，相信自己。
幸福快樂，活著畢業。
薛皓陽
2024 年 9 月
附錄
會內法規
組織章程
會長選舉罷免辦法
會員代表遴選規則
預結算案
經過 26、27 的調整，預結算表已經足夠應付多數活動與常務。
我的理想上，預結算表只是預結算案的一份表格，預結算案應該要有更多的內容，以便會代會更好地審議，它會更貼近活動計劃書，但比較以可備金錢量化的資訊為主。
理想上你們不該經歷「在預結算表上簽名」，因為預結算案的性質更貼近法律案，經過會議決議的會議紀錄就是正式的法定預算與法定預算執行的依據。
理想是一個漸進的過程，你們可以先從預結算表開始，逐步完善預結算案。
公文格式
word 範本
- 開會通知單－公文格式
- 會議出席人員簽名冊
- 會議記錄函
- 會議紀錄
會議紀錄的格式相對自由，特別是案由到決議中間的部分。討論事項可能更著重於各代表的發言，或也可另外紀錄各與會人員、主席等人的發言，可以根據實際情況調整。
但決議部分應該要有明確的表決方法及結果，贊成及反對票數。
會議規範－表決